VOORAF – de budgetpreparatie fase. Uitgangspunt is het personeelsplan van HR, dat aangeeft hoe de kwantitatieve en kwalitatieve invulling moet zijn. Vervolgens wordt de loonruimte bepaald en wordt er een, naar kostenplaats aangepaste, hiërarchie tussen geschoven. In het personeelsplan van HR is de loonronde nog niet verdisconteerd. Door extra fte's kan het plan duurder zijn. Finance bepaalt de loonruimte, gebaseerd op het kostennivo dat nog verantwoord is. De loonruimte wordt in beginsel algemeen toegekend bij wijze van budget per afdeling of formatieplaats. Daarna kunnen managers per werknemer individuele budgetten gaan toekennen.

ACHTERAF – de budgetuitputtings fase. Tenslotte is er de budgetuitputtingsfase. M.a.w. de maanden waar het om gaat zijn inmiddels verstreken en de actuals voor die maanden zijn bekend. My-OrgPlan haalt journaalposten uit het Payroll (deel)systeem voor die maand binnen en zet ze tegenover ze het bijbehorend budget. Daardoor kunnen de verschillen berekend worden die de mate van budgetuitputting weergeven.

Budgetuitputtingsinformatie is niet alleen beschikbaar voor Finance, maar ook voor lijnmanagers (budgethouders). De mogelijkheid bestaat om de organisatie en de daarmee gepaard gaande budgetten en kosten naar budgethouders op te knippen. Iedere budgethouder krijgt dan zijn of haar eigen deel te zien.

Valuta-omrekening behoort ook tot de mogelijkheden door vooraf de hoofdvaluta en de wisselkoersen voor de neven-valuta aan het systeem kenbaar te maken.