De lijnmanager is de laatste spil in de driehoek HR-Finance-Lijn en is zowel geïnteresseerd in FTE's als in geld. Als lijnmanager heb je een taak uit te voeren waar meestal een target voor is afgegeven: een omzettarget, een produktietarget, etc. Je wordt geacht om je target te halen zonder de kosten te overschrijden. Aan het begin van het budgetjaar heb je je geconfirmeerd aan het budget voor jouw afdeling. Gedurende het budgetjaar ben jij dan ook de aangewezen persoon om in te grijpen als het mis gaat.
Wanneer iedereen normaal op z'n werk verschijnt en presteert, gaat alles meestal goed. Maar bij calamiteiten is er een probleem. De meest voorkomende calamiteiten zijn personeelstekorten, langdurig ziek en langdurig verlof. Bovendien dreigt het spillover effect: als een aantal cruciale werknemers weg zijn, ligt wellicht het hele project of de hele afdeling stil.
❺ Personeelsplanning (FTE) - Nu komt het op de echte personeelsplanning aan: welke posities ga je uitzetten en wie gaan ze straks bezetten? De werkgever zet stoelen neer, die begroot worden in FTE- en geld-budgetten. Werknemers gaan vervolgens op die stoelen zitten.
Als lijnmanager zal je vooral willen weten of de jouw toegewezen middelen toereikend zijn om je targets te halen, voordat je je confirmeert.
❻ Personeelsplanning (Geld) - Vervolgens komt het aan op het plannen in geld. Bij iedere positie moet een geldzak (budget) klaar gezet worden, waaruit de beloningen betaald worden. Jouw target vertegenwoordigt eveneens een bepaalde geldwaarde aan opbrengsten. Wanneer je je target weet te overtreffen, horen daar vaak ook hogere kosten bij en andersom.
Bijvoorbeeld een ijsfabriek die tijdens een snikhete zomer overuren draait: de productiemanager zal meer FTE en geld verbruiken, maar daar staat een hogere productieen omzet tegenover.
❼ HR Analytics - De laatste stap zijn de vrije analyses. Net als de CFO is ook de lijnmanager bijzonder geïnteresseerd in de budgetuitputting. Maar als lijnmanager kijk je iets anders naar. Allereerst ben je alleen bevoegd voor je eigen afdeling. In de tweede plaats ben je meer op zoek naar het evenwicht tussen kosten en opbrengsten. Wanneer jouw afdeling geëvalueerd wordt, wil je over argumentatie beschikken.
Deelbestanden. Als lijnmanager mag je eindeloos de gegevens van je eigen afdeling analyseren, maar niet die van je buren. Om die reden is er de "Splitter-functionaliteit" die het totale budgetuitputtings-bestand (SOLL versus IST) opsplitst in deelbestanden. De beheerder kan er een password op zetten en iedere lijnmanager van een eigen beveiligd deelbestand voorzien.
❾ Organigrammen - Na invoer en effectuering wordt het geplande organigram realiteit. Ook voor lijnmanagers is het erg belangrijk om over het organigram te beschikken. Met name om de eigen mensen goed te leren kennen. Het organigram bestemd voor de werknemers zal vooral contactgegevens (email, telefoonnummer, etc.) bevatten. Het is denkbaar dat de lijnmanager meer gerapporteerd wil zien in het organigram.
Effectieve bezetting. Een zeer belangrijk gegeven voor de lijnmanager is de verwachte effectieve bezetting op de afdeling. De papieren bezetting is leuk om te weten, maar het gaat om de effectieve bezetting van morgen en overmorgen. Op wie kan je rekenen, wie zijn ziek, wie zijn afwezig, wie zijn extra ingehuurd en kan het werk nog wel doorgaan? Agenda- en roosterplanners willen dat ook graag weten, alvorens ze hun werkplanning kunnen maken.