My-OrgPlan
MY-ORGPLAN 1 en 2. Primair doel is om de gebruikers zo snel en efficiënt mogelijk van een personeelsplan voor het nieuwe budgetjaar te voorzien. De groep gebruiker is beperkt tot een managementteam, bestaande uit HR, Finance, Lijn en de eindverantwoordelijken. De plannen bevatten vetrouwelijke gegevens, dus de beveiliging dient op orde te zijn.
Welke functionaliteit? Om het volledige planningsspectrum te kunnen invullen zijn alle modules vereist: Viewer, Editor, TimeSerie en Connector. Voor sommige onderdelen is TimeSerie evenwel niet vereist zoals opvolgingsplanning.
Het personeelsplan voor het budgetjaar is feitelijk niets anders dan twaalf losse maandorganigrammen gekoppeld aan een tijdas met fte- en geldcijfers daarin op-genomen. De maandcijfers consolideren automatisch naar jaartotalen. Consequentie van een jaarorganigram is de grote toename van het aantal hokjes. De TimeSerie-module biedt je deze ruimte.
Performance. De meeste organigram software heeft capaciteit limieten. Dat geldt niet voor My-OrgPlan. Grote organigrammen (100.000 + hokjes) vormen geen enkel probleem.
Eigenschappen. De My-OrgPlan oplossing heeft een aantal bijzondere eigenschappen die erop gericht zijn om snel en efficient toekomstgegevens te produceren.
- Extrapolatie. Met een druk op de knop kan het systeem de (start)gegevens een aantal maanden vooruit kopieren in de tijd. De toekomstmaanden waren eerst leeg en zijn daarna opeens gevuld met gedetailleerde "ongewijzigd beleid" mutaties.
- Veranderen. Vervolgens is het vrij eenvoudig om verandeingen door te voeren. Bijvoorbeeld door afdelingen te verplaatsen of samen te voegen.
- Modelbouw. Het systeem staat op de achtergrond voortdurend te rekenen. Dat komt omdat er aan het organigram een rekenmodel gekoppeld is dat altijd aan staat. Bijvoorbeeld: Vergroot van een werknemer de FTE en het systeem rekent direct door hoeveel dat extra dat gaat kosten, zowel voor de werknemer, de formatieplaats en alle bovenliggende afdelingen. De berekende resultaten staan onderaan in ieder hokje onder de horizontale lijn.
- Populaties. Niet alleen de organisatie kan naar believen worden aangepast. Ook kunnen er populaties aan het model worden toegevoegd. Bijvoorbeeld populaties die zich in LinkedIn bevinden.
Modules
❶ Viewer - Alleen lezen, bestemd voor eindgebruikers.
Met de Connector of Editor wordt een organigram automatisch aangemaakt en in bestandsvorm op-geslagen. Daarna kunnen eindgebruikers dit organigram bekijken. De Viewer biedt ze lees functionaliteit: navigeren, zoeken, selecteren, in- en uitzoomen, details opvragen, draaitabel-analyses en nog veel meer. Ook is er een taalswitch knop. De Viewer wordt als company licentie verkocht, zodat iedereen er gebruik van kan maken.
Het organigrambestand kan in vrijwel elke portal of menuomgeving geplaatst worden. Door het aan te klikken wordt de Viewer aangeroepen en wordt het organigram gestart. Er is geen training vereist om met de Viewer te kunnen werken. De performance blijft goed. Ook bij veel gelijktijdig gebruik.
❷ Editor - Lezen en schrijven, bestemd voor ervaren gebruikers.
De Editor maakt het mogelijk om een organigram (op maat) te maken en als bestand weg te schrijven. De Editor combineert “lezen” en “schrijven”. Deze functionaliteit gaat bijzonder ver. Tot de mogelijkheden behoren: muteren, schuiven, klonen, extrapoleren, tekenen, rekenen, consolideren, rapporteren, afleiden, vergelijken, loggen en nog veel meer. De Editor regelt ook het applicatiebeheer.
Editor-gebruik gaat vooraf aan Viewer-gebruik. Eén of meerdere ervaren gebruikers bouwen een organigram, waarna anderen ernaar kunnen kijken. Dat kan een eenvoudige weergave zijn van de huidige organisatie, of een gedetailleerd cijfermatig plan van de toekomstige organisatie waar het nodige overleg aan te pas komt voordat er een definitieve versie is.
❸ TimeSerie -TimeSerie, licentievergroting voor jaarorganigrammen.
Een jaarorganigram bestaat uit een aaneengesloten reeks van twaalf maand-organigrammen. Hiervoor is in de eerste plaats een hogere boxlimiet nodig. Het aantal boxes wordt immers een factor twaalf groter. Aanschaf van de TimeSerie-module is dan de aangewezen optie.
TimeSerie-Connector. Om een jaarorganigram van gegevens te voorzien, is er een speciale versie van de Connector nodig. Deze legt eerst een tijdreeks aan en hangt daarna de gegevens er in op. De gewone Connector haalt alleen gegevens op peildatum op, maar de TimeSerie-Connector haalt ook alle toekomstige gegevens op en zet ze uit in de tijd. Deze TimeSerie-Connector is alleen bruikbaar bij een vergroot box-aantal.
❹ Connector - Connectie met HR-systemen
De IN-Connector regelt het ophalen van gegevens uit het HR-systeem. Dat kan via een API-verbinding of via een dumpbestand.
De OUT-Connector regelt het wegschrijven van gegevens naar het HR-systeem. Dat kan via een export of "begeleid handmatig" via to-do lijsten.
De Connectoren verschillen per situatie, maar zijn in principe altijd te realiseren. OrgPlan berekent voor de Connectoren geen kosten.
Portals - Plannen via het web toegankelijk maken.
My-OrgPlan plannen kunnen handmatig gedistribueerd worden (copy, email, etc.), maar ook toegankelijk gemaakt worden via het web. Dat laatste betekent dat de planningsbestanden door een beheerder op een beveiligde webserver geplaatst worden waar gebruikers op inloggen. Handmatige verspreiding is alleen voordeliger bij kleine aantallen organigrammen en gebruikers. In combinatie met weinig tot geen beveiliging. Bij grotere aantallen of complexere beveiligingseisen is web-verspreiding efficiënter.
Bestaand of eigen beheer.
Indien er gekozen wordt voor web-verspreiding is de vraag via welke portal/hardware-infrastructuur? Twee opties: er kan aangesloten worden bij een bestaande infrastructuur of er wordt een infrastructuur in eigen beheer genomen. Bestaand (zoals Intranet) is wellicht eenvoudiger, maar het betekent ook afhankelijk zijn van derden en leven met de beperkingen. Niet zelden is de beveiliging slecht geregeld of komt de gebruikerskring niet overeen. En voor maatwerk staat HR qua ICT-prioriteit vaak achter in de rij. Een infrastructuur in eigen beheer nemen, lijkt een grote stap voor HR, maar dat valt uiteindelijk wel mee.
Reflexo Portal, eenvoudig en efficiënt.
Twee oplossingen komen qua eenvoud in aanmerking voor eigen beheer: open systemen zoals Microsoft Teams en Google Meet of de Reflexo Portal. Microsoft en Google zijn (nagenoeg) gratis, maar niet iedereen wil z’n vertrouwelijke gegevens bij hen onderbrengen. Blijft de Reflexo Portal over. Deze oplossing is nog eenvoudiger in beheer en biedt perfecte beveiligingsmogelijkheden. Beveiliging speelt een rol wanneer organigrammen gebruikt worden voor bijvoorbeeld personeelsplanning en voorzien zijn van gevoelige gegevens. Niet iedereen mag dan alles zien. Vaak komt de situatie voor dat managers alleen organigrammen met hun eigen mensen mogen zien. Ook hiervoor worden oplossingen geboden.